Poraba knjigi V malih podjetjih je previsoka!

Govorimo o uradu prihodnosti pomeni govoriti o pisarni brez papirja in, natančneje, kako lahko nove tehnološke izboljšave pomaga podjetjem vseh velikosti pridobi prihranke pri stroških in delovali bolj učinkovito uporabo elektronskih dokumentov.

Čeprav prednosti brezpapirnega urada zdijo več kot jasno, da je težko, ki jih izvajajo mala in srednja podjetja, ki so na splošno odporni na tehnoloških inovacij. Ko se sprašuje o razlogih za to "pomanjkanje zanimanja za upravljanje dokumentov" med mala in srednja podjetja, splošna ugotovitev je, da velika podjetja, kot so banke, razumejo potrebo za zmanjšanje porabe papirja, in mnogi so že uvedle sisteme za upravljanje z dokumenti. Vendar pa so prednosti upravljanje dokumentov ne kot očitno cenijo mala in srednja podjetja, ki imajo veliko nižji obseg tiskanih dokumentov.

Kljub temu pa to ne pomeni, da poraba papirja malih podjetij v Španiji ne bi bilo treba zadevo v obravnavo. Obstaja zlorabo papirja in zaposlenih se ponavadi ne zavedajo, da je tiskanje strošek za družbo. Ne zavedajo koliko stroškov tiskanja družba ob koncu leta.

Zaradi tega, vam priporočamo, poslovneži za izvedbo sistemov za upravljanje z dokumenti z malo eksperiment. Dovolj je, da zaposlene obvesti, da bo sistem za nadzor tiskanja treba namestiti (čeprav eni res ne bo), za njih naj bodo pozorne na svoje navade in tiskanje drastično zmanjšanje nepotrebnih tiskanje.


Zmanjševanje stroškov za mala in srednja podjetja
Vendar pa se za upravljanje z dokumenti ni odvisna le od zaposlenih, ki se zaveda svoje potrebe, saj tehnologija prav tako igra pomembno vlogo na tem področju. V bistvu, lahko ustrezno obvladovanje procesov tiskanja proizvoda prihranke stroškov v višini 30%.

Prihranek stroškov so pridobljeni z multi-funkcionalne sisteme, ki omogočajo pisarniški delavci za tiskanje, kopiranje, kot je zajem slike in pošiljanje in prejemanje po e-pošti vse vrste dokumentov, in z ustrezno programsko opremo za nadzor, ki tiska, kaj in zakaj, za ofsetni tisk, omejitve, etc . Poleg tega, če celoten proces zunanje (fizične komponente, tiskalnik material, itd), lahko MSP zmanjšali stroške, še več.

Vendar pa, zakaj niso te tehnologije bolj uspešno med mala podjetja kljub vsem njihovih očitnih prednosti? Več dejavnikov začel igrati. Na prvem mestu pa je splošno pomanjkanje znanja na področju malega gospodarstva, ki se ponavadi preveč konservativne in ne zelo poželjiv na tveganje pri upravljanju njihovih sistemov IT. Enako mala podjetja miselnosti naredi majhno dejanje poslovnež impulzivnemu, ne da bi jasno opredeljuje različne vloge v družbi. Majhnih poslovnež želi imeti popolno kontrolo nad vsem in to preprosto ni mogoče.

Drug dejavnik, ki poudarja, da so organizacije pogosto odporni na spremembe zaradi zastarelih procesov, ki delujejo že starosti, vendar ni mogoče zlahka zamenja, ker podjetniki verjamejo, da je težko najti in izvajanje novih tehnologij in ustrezne.

V resnici je problem pomanjkanja znanja, saj namestitev te vrste sistemov za upravljanje z dokumenti je zelo enostavna, so investicijski stroški nizki in donosnost naložbe je skoraj takojšen.


Urad prihodnosti
Vendar pa obstajajo razlogi za domnevo, da bo brezpapirnem urad tudi stvarnost v svetu MSP prej ali slej. Prvi razlog je obstoj "gap generacije", ki kažejo, da podjetniki starejših od 50 let še vedno zelo navezani na papir, do te mere, da celo natisniti vse dokumente, ki jih prejmejo po e-pošti. Nova generacija postaja vse bolj in bolj zaveda pomena učinkovitega upravljanja redek vir.

Po drugi strani pa naša družba postaja vse bolj in bolj odprti za ekološke zavesti in meni, da bi morala podjetja igrajo vodilno vlogo v okoljskih zadevah. Jasno je, da se bodo gibanja, kot so zeleni IT in ekološko zavest imajo veliko za povedati v bližnji prihodnosti.

Ekološka zavest, pa ne nastane le poslovneži samih, ampak je tudi "nalaga", ki jih vlada z računov in davkov, vendar ne verjamem, da je to idealen način, da bi dosegli spremembe. Ne moremo spremeniti stvari z odlokom, in institucije, ki poskušajo so naivni. Spremembe morajo biti prinesel postopoma. Namesto uvedene, je treba spremeniti spodbujati.

Julio Olivares, DocPath predsednik